Marten Bütow
18. Oktober 2019 0
Collaboration

Vom Fileshare und verlorenen Identitäten

Die Marketingleute haben mal wieder einen Haufen riesige Bilder in den Master gestopft und das Powerpoint explodiert jetzt, Outlook weigert sich das File zu transportieren. Und mein Chef wartet händeringend auf die Datei, die er in 10 Minuten in der Geschäftsführungssitzung zeigen will. Szenen wie diese zaubern heute den meisten Büroarbeitern keinen Angstschweiß mehr auf die Stirn. Sie sind in der Mottenkiste des IT-Horrors verschwunden. Dank Fileshare.

Fileshare – Daten aus der Cloud

Filesharing war mal ein großer Aufreger, heute ist es eher ein alter Hut aus dem „Es war einmal“-Universum des lokalen Arbeitens. Die Cloud und damit auch Speicher, die den ortsunabhängigen Zugriff auf Dateien aller Art erlauben, hat die Situation grundlegend verändert. Kleine Fußnote der Geschichte: Dieses Szenario – und nicht etwa automatisch skalierende Rechenressourcen – hat die Bedeutung der Cloud in der öffentlichen Wahrnehmung geprägt. Und heute nutzen wir alle selbstverständlich Cloud-Speicher.

Onedrive – eine Lösung für alles?

Mit Microsofts OneDrive zieht der Fileshare nun flächendeckend auch in die Bürokommunikation und -collaboration ein. Und verschafft dem jeweiligen Mitarbeiter Zugriff von überall auf alles, was er tatsächlich in seine Cloud gelegt hat. OneDrive ist wie auch andere Filesharing-Produkte eine ziemlich elegante Lösung, die die Brücke zwischen dem immer noch vertrauten lokalen und dem Arbeiten in der Cloud erlaubt. Wenn ich Dokumente erstelle, habe ich diese sowohl lokal auf meinem Rechner (wodurch ich auch unabhängig von der Qualität oder Nichtvorhandenheit eines Netzes bin) als auch als Kopie in meinem Cloud-Speicher. Sobald ich wieder am (Corporate) LAN bin, werden meine Offline-Änderungen im Hintergrund direkt synchronisiert. Cloud und lokale Ablage kommen wieder ins IT-Gleichgewicht.

Der Desktop als Drehscheibe der Arbeit

Das ist recht komfortabel und erlaubt mir ein flexibles und mobiles Arbeiten. Endgeräteunabhängig kann ich auf die Schnelle in meine Dateien schauen, beispielsweise auch von einem Pool-Rechner aus oder dem Rechner eines Kollegen. Allerdings sieht dann alles anders aus. Sagte ich komfortabel?

Wie organisieren Sie Ihren Desktop?

Viele Nutzer – und ich bin da sicher nicht allein – organisieren ihre Tätigkeit über den Desktop. Aktuelle Dokumente liegen – ganz wie auf einem realen Schreibtisch dort. Virtuelle Vorgangsberge türmen sich in den Ecken; Files, Ordner, Applikationen, die man ständig braucht, liegen am Rand zum schnellen Zugriff bereit. In der Mitte wird gearbeitet. Intelligente Beleuchtung und Raumtemperierung, Hintergrundmusik, Pflanzen. Schön und gut. Aber der Desktop ist nach wie vor das Herzstück des Office-Arbeiters. Das belegen nicht nur die individuellen Bildschirmhintergründe mit Urlaubsbildern, lächelnden Familienangehörigen oder PS-starken Gefährten.

Fileshares mit Mängeln für die User Experience

Ein klassischer Fileshare nimmt auf die Nutzerprofile wenig Rücksicht. Er erlaubt lediglich die Verfügbarkeit von Daten. Allerdings geht beim flexiblen Arbeiten damit auch die Individualität und die Identität des Arbeitsplatzes bzw. seines Nutzers verloren. Immerhin definieren wir uns weder als Menschen noch als Mitarbeiter nur über unsere Aufgaben, oder?

Nutzerprofile?

Die Nutzerprofile sind so etwas wie die kondensierte Identität unserer Arbeit. In Webkonferenzen schaue ich beispielsweise gerne die Favoriten des jeweiligen Bildschirmteilers an. Die sagen doch eine Menge über ihn und sein Arbeiten aus. Er hat ja beispielsweise seine Internet-Favoriten so ausgewählt, dass seine Arbeit (oder seine Interessen) optimal unterstützt werden. Mit dem Fileshare-Ansatz sind diese individuellen Arbeitsoptimierungen perdu, die Arbeitseffizienz leidet – das mag jeder entscheiden, wie sehr. Aber wenn ich mich wieder auf die Suche nach ellenlangen Webadressen machen muss, die ich sonst per Mausklick anspringe, dann bleibt doch Arbeitszeit auf der Strecke. Ich glaube, das nennt man üblicherweise (reduzierte) User Experience (#UX).

Vom Fileshare zum Profileshare

Eigentlich sollte beim endgeräte-unabhängigen Arbeiten das Profil mitgenommen werden, nicht nur die Files. Das wäre sowas wie die Pro-Version des Fileshare. Der Fileshare wäre dann ein PROfileshare. Der erlaubt mir nicht nur Zugriff auf meine Files, sondern bietet mir meinen gewohnten Arbeitsplatzeindruck inklusive aller Funktionalitäten wie Netzlaufwerke und Favoriten im Internet Explorer.

Ein professioneller Collaboration-Provider, dem an User Experience liegt, muss dafür eine Lösung finden. Und die muss natürlich im Hintergrund laufen, ohne dass der Nutzer etwas tun müsste. Zudem muss diese Lösung muss auch in hybriden Umgebungen funktionieren – unabhängig davon, wo das Office-Paket betrieben wird: On-premise, aus der Public Cloud oder aus der Private Cloud. Zum Schluss die gute Nachricht: Das geht. Sogar ziemlich unaufwändig. Also nehmen Sie nicht nur Ihre Files mit, sondern Ihre Profiles 😉.

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