Uwe Pacharzina
18. Dezember 2017 0
Collaboration

Digitales Büro? Fehlanzeige. Hilfe!

Digitalisierung – das ist ja so ein Zauberwort. Die einen verstehen darunter den Übergang von der babylonischen Keilschrifttafel zur elektrischen Schreibmaschine, die anderen reden von IoT, Big Data, vollautomatischen Kundenprozessen und Bots, die unsere Wünsche erkennen, bevor wir sie gedacht haben.

Digitalisierung konkret

Aber ab und zu müssen wir in der Digitalisierungsdiskussion auch mal auf den Punkt kommen. Der Bitkom hat das kürzlich versucht mithilfe einer Umfrage zum „digitalen Büro“; konkret an der Frage, inwieweit am Arbeitsplatz elektronische Dokumentenverwaltung Einzug gehalten hat – bzw. wie es zur Halbzeitpause in der Partie Papier vs. pdf steht.

Dazu stellte unser Verband Unternehmen zwischen 20 und 500 Mitarbeitern Großunternehmen gegenüber – bezüglich des Einsatzes von Enterprise Content Management bzw. Dokumentenmanagement-Systemen. Das zentrale Fundstück: Ich lebe gedanklich in einer anderen Welt; schreibe hier von Virtualisierung, Cloud, Digital Workplace, Collaboration & Co. Aber die Realität – zumindest im Mittelstand sieht anders aus: Gerade mal ein Drittel der Unternehmen in der Stichprobe nutzt digitale Dokumentenverwaltung für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen sind immerhin 90 Prozent schon „digital“ – ich frage mich allerdings, wie die verbleibenden 10 Prozent ihre Dokumente managen.

Dokumente beherrschen

Denn eines haben „Dokumente“ (was auch immer man darunter verstehen mag) gemeinsam: Sie werden im Laufe der Zeit immer mehr – Angebote, Rechnungen, Personalakten, Kundenanschreiben, Prozessbeschreibungen, Verträge. Neulich erzählten mir Jugendliche, sie seien bei einem führenden deutschen Maschinenbauer während der Ferienarbeit damit beschäftigt gewesen, Bücher abzutippen (!) – auch eine Form der Digitalisierung. Und auch ein Beitrag die Dokumentenmenge zu erhöhen. Reziprok zur Menge an Dokumenten verhält sich der Überblick über dieselben. Die Suche nach Dokumenten wird zu einem relevanten Zeitfaktor.

Effizientes Arbeiten im Fokus

Nun können Sie sich sicher ausmalen, dass solche Ansätze der Effizienz eines Unternehmens nicht gerade zuträglich sind. Ein digitaler Arbeitsplatz muss nicht immer „Rocket Science“ sein und moderne, mobile Arbeitsformen mit künstlicher Intelligenz unterstützen. Aber er sollte ein Höchstmaß an Effizienz für den Arbeitnehmer davor schaffen. Dazu gehört auch eine stimmige Integration verschiedener Dienste – nicht Insellösungen.

Ein effizienter Arbeitsplatz ist eine Kernkomponente für ein leistungsfähiges Unternehmen. Während Großunternehmen von Collaboration-Funktionen für Teamarbeit und Wissensmanagement profitieren, sind diese Vorteile in mittelständischen Unternehmen kaum bekannt. Wussten Sie, dass unser Mittelstand das Rückgrat der deutschen Wirtschaft ist? Wäre doch super, wenn das so bliebe. Digitale Arbeitsplätze könnten dazu einen wichtigen Beitrag leisten. Und das bedeutet nicht, dass Steintafeln abgelöst werden 😉 Aber auch, dass wir Lösungen brauchen, die für den Mittelstand passen.

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